La administración es la fragmentación, el análisis, la secuencia, la aplicación específica, el aspecto cerebral izquierdo, ligado al tiempo, del autogobierno efectivo.

Stephen Covey

Enfoque Contingencial


La teoría de la contingencia nació a partir de una serie de investigaciones hechas para verificar cuáles son los modelos de estructuras organizacionales más eficaces en determinados tipos de industrias. Los resultados condujeron a una nueva concepción de organización; la estructura de la organización y su funcionamiento son dependientes del medio ambiente externo y de la tecnología.

Son muchos los investigadores de esta escuela:

Investigación de Chandler: en 1962, Chandler realizó una de las más serias investigaciones históricas sobre cómo los cambios en su estructura fueron continuamente adaptados y ajustados a su estrategia.
Investigación de Burns y Stalker: investigaron veinte industrias inglesas, para verificar la relación existente entre las prácticas administrativas y el ambiente externo de esas industrias.
Investigación de Lawrence y Lorsch: preocupados por las características que deben tener las empresas para enfrentar con eficiencia las diferentes condiciones externas, tecnológicas y de mercado, hicieron una investigación comparando diez empresas en tres diferentes medios industriales: plásticos,
alimentos empacados y recipientes. Los autores concluyeron que losproblemas organizacionales básicos son la diferenciación y la integración.

El medio ambiente externo en el que operan las organizaciones.

La organización es un sistema abierto que se interrelaciona con su medio ambiente externo (MAE) que rodea a la organización. En las organizaciones entran personas, tecnología y recursos para producir bienes o servicios, los que la organización envía de nuevo al entorno. Del entorno, la organización obtiene las entradas (personas, materias primas, maquinaria, información, tecnología, dinero, etc.) y a él envía sus productos(bienes o servicios).

El entorno presiona a la organización y, a su vez, la organización presiona al entorno. Si la presión ejercida por el entorno es mayor que la que ejerce laorganización sobre éste, la organización tendrá que ceder a las exigencias y puede imponer sus condiciones, es decir, puede obtener entradas del entorno y enviar a éste sus productos, bajo las condiciones que imponga la organización. En realidad este caso es poco frecuente. Ejemplos serían unmonopolio o un gobierno totalitario. Generalmente, las organizaciones tienen que adaptarse al entorno y las que no lo hacen tienden a desaparecer. Hemos visto que, en casi la totalidad de los casos, la organización tiene que adaptarse a los requerimientos del entorno. Para poder hacerlo, necesita
tomar decisiones al respecto, pero, para poder tomar esas decisiones, la gerencia necesita tener información.
Varios autores consideran el medio ambiente externo o entorno de dos maneras:
a. El Medio Ambiente General, que afecta a todas las organizaciones de una determinada sociedad o de una determinada región geográfica.
b. El Medio Ambiente Específico, que afecta a una determinada organización, de una manera más directa.

Medio ambiente externo general 
El Medio Ambiente General es el mismo para todas las organizaciones queoperan en una determinada región geográfica o en una determinadasociedad. Éste presenta oportunidades, amenazas y restricciones a la organización para su funcionamiento. Por ejemplo, si hay una recesión en el país, la industria de la construcción se verá afectada y también se verán afectadas las empresas dedicadas a la construcción de edificios de apartamentos de propiedad horizontal, y casas, por falta de crédito en los bancos y corporaciones, por falta de clientes, etc. Pero si una empresa constructora, en este mismo período, tiene éxito en sus negocios, ésta no podrá reversar la recesión ni la situación económica del país.
El Medio Ambiente General comprende factores o aspectos económicos, socio-culturales, tecnológicos, políticos, jurídicos y ecológicos. Frecuentemente, los gerentes no toman en cuenta la manera como estos
factores afectan el éxito o el fracaso de sus empresas.

Factores económicos 

El estado de la economía es una importante consideración ambiental. Es esencial que cada organización comprenda las tendencias económicas de la sociedad que afectan a esa organización. El medio ambiente económico sirve de guía para las organizaciones industriales y comerciales y las ayuda a decidir cuándo lanzar un producto al mercado, cuándo realizar un ensanche de la fábrica, etc.
La organización debe considerar en los factores económicos: disponibilida d e crédito, tasa de inflación, nivel de desempleo, crecimiento económico, tasas de interés, etc.

Factores tecnológicos
Uno de los factores más importantes en el medio ambiente general es elfactor tecnológico. Cada organización tiene su tecnología, pero en el medio ambiente, constantemente, se están creando nuevas tecnologías, por ejemplo, las organizaciones dedicadas a la industria electrónica o las quefabrican computadores. Para esta clase de organizaciones la tecnología estácambiando rápidamente y, además, es muy compleja, lo que las hace vulnerables a quedar tecnológicamente obsoletas.Las organizaciones deben estar pendientes de los cambios tecnológicos que puedan afectarlas para que puedan resistir la obsolescencia tecnológica y puedan aplicar innovaciones. Hoy en día, el peligro para una organización es el de quedar tecnológicamente obsoleta por ejemplo, cuando el producto que ha venido fabricando es excelente, pero sale al mercado un producto tecnológicamente superior, que ocupa menos espacio, que cuesta menos y cuya reparación esmás fácil y a menor costo. Ejemplo de esto son los televisores con tubos y los televisores con circuitos integrados. También hay organizaciones que utilizan tecnologías poco complejas o que no han sufrido casi cambios en muchos años. Estas organizaciones no se ven muy afectadas por los cambios tecnológicos.

Factores jurídicos

Las organizaciones también existen en un contexto jurídico. Los factores jurídicos comprenden una gran variedad de leyes, regulaciones y requisitos promulgados por el gobierno y que deben cumplir las organizaciones. Como dice Hall, la importancia de las leyes se ve claramente en el número de funcionarios que hay en el departamento jurídico para interpretar esas leyes y proteger la posición de la organización.
Hay casos en los cuales la organización puede apelar o en los que hay fallas jurídicas en la ley, pero en la mayoría de los casos, una vez que la ley ha sido aprobada, se convierte en una restricción para la organización.
Las leyes son entonces restricciones externas importantes para las organizaciones. Estas restricciones jurídicas comprenden: leyes contra monopolios, salario mínimo, control de precios, leyes contra la polución, programas de impuestos y muchas otras destinadas a proteger al consumidor y al entorno.
También hay leyes que benefician a la organización tales como leyes de patentes, subsidios del gobierno, etc.

Factores políticos
Los factores políticos comprenden las presiones que ejercen las instituciones gremiales y los diversos grupos de presión y que afectan a las organizaciones. Las leyes no se aprueban sin presión de alguien. Ciertas organizaciones y grupos de presión, como los de la defensa del consumidor y de protección del Medio Ambiente Externo, pueden ejercer una presión política importante para que aprueben o reformen ciertas leyes que restringirían las actividades de una organización. También una organización y ciertas instituciones gremiales, como ANDI, FENALCO, CAMACOL, FEDEMETAL, etc., pueden ejercer presión para que aprueben o reformen ciertas leyes en favor de la organización.

Factores socio-culturales 
Los factores socio-culturales comprenden las creencias, valores, normas, actitudes, opiniones, estilos de vida y experiencias colectivas de las personas que viven en una determinada sociedad o región geográfica y que tambiéntrabajan en la organización. Estos factores socio-culturales afectan a la organización de diversos modos:
Uno, a través de las acciones y expectativas de su personal. Los empleados aportan a su trabajo una amplia variedad de experiencias, valores e influencias.
Otro modo, es aún más directo, ya que las organizaciones obtienen su éxitode los productos y servicios que ofrecen a sus clientes; las organizaciones dedican mucho esfuerzo y tiempo para asegurarse de que sus productossean apropiados y aceptados.Así, las organizaciones industriales realizan investigaciones de mercado; los partidos políticos realizan encuestas y las universidades diseñan y adoptan planes de estudio que atraigan más estudiantes.

Factores ecológicos
El factor ecológico es de los más importantes en el medio ambiente, dado que cada día hay mayor interés y  preocupación por la contaminación del entorno. Es evidente que las organizaciones afectan al entorno ya  que mientras unas lo contaminan, otras luchan por evitar esa contaminación.
En este sentido, las organizaciones del presente se están adecuando a la norma ISO 14000, que es un requerimiento de los países más desarrollados y, además, cumplen con productos con etiqueta verde o también con la norma SA 2000 sobre responsabilidad social.

Medio ambiente externo específico
El medio ambiente externo específico se define como aquellas fuerzasespecíficas que pueden afectar el éxito de una organización. El medio ambiente externo específico está compuesto de grupos y otras organizaciones que están por fuera de los límites de la organización y que proporcionan las entradas o imputs, ejercen presión sobre las decisiones que tome la organización, y/o compran sus productos.
El medio ambiente externo específico está más sujeto a un mayor grado de influencia o control por la organización y en esto se diferencia del medio ambiente externo general.
Los elementos que componen el medio ambiente específico son diferentes para cada organización. Estos elementos son:

Los proveedores de la organización
Los clientes de la organización y consumidores de los productos
Los competidores que tenga la organización
Las instituciones que regulan las actividades de la organización
Los proveedores de la organización

Los proveedores son un grupo importante que hay que tomar en cuenta pues proporcionan personal, capital, materias primas y otros recursos que necesitala organización.
Muchas organizaciones dependen de los proveedores ya que una escasez de suministros puede significar una amenaza importante para que laorganización continúe operando y para su supervivencia.
En esta época es importante que la organización desarrolle una relación firme con sus fuentes de recursos para reducir la incertidumbre en relación con la obtención de los mismos.

Los clientes de la organización y consumidores de sus productos
Otro elemento importante del medio ambiente específico son los clientes de la organización y los consumidores de sus productos. Podemos incluir en ste grupo a los mayoristas o clientes que compran al por mayor, a los clientes de una compañía de arquitectos, a los hinchas de un equipo de fútbol o a los usuarios de un hospital.
Los clientes de la organización y los consumidores de sus productos son esenciales para la supervivencia de la organización. Sin ellos, laorganización no podría funcionar. Por consiguiente, muchas organizaciones invierten considerablemente para conocer y estar al día con las tendencias y actitudes de los clientes y conseguir más consumidores para sus productos.

Los competidores de la organización
Una organización tiene dos clases de competidores: los que compiten por los clientes, y los que compiten por las entradas (personal, materia prima, dinero, etc.).
Una empresa puede hacer énfasis en la calidad de sus productos, en el precio, en el servicio que ofrece, en la facilidad de conseguir repuestos, etc.
Tal vez los monopolios, como no tienen competencia, no se preocupan mucho por estas consideraciones. Pero a la larga, el día que les surge una competencia por los productos les puede pasar lo que a los dinosaurios, que no saben cómo defenderse y se extinguen.

Las instituciones que regulan las actividades de la organización
Otro elemento importante del medio ambiente específico son las institucionesque regulan las actividades de las organizaciones. Estas instituciones pueden ser oficiales o privadas, con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro.
En Colombia, las universidades están reguladas por el ICFES (InstitutoColombiano para el Fomento a la Educación Superior). Los bancos están regulados por la Superintendencia Bancaria. Las empresas constructoras están reguladas por Planeación Municipal. Las empresas de transporte, por el Ministerio de Transportes. Otras organizaciones están reguladas por la misma sociedad en la que operan o por grupos de presión.

Medio ambiente externo estable y cambiante
El medio ambiente también puede dividirse en estable y cambiante.
El medio ambiente externo estable
El medio ambiente estable se caracteriza por:
a. Productos y servicios que no han cambiado mucho en los últimos años.
b. Falta de innovaciones tecnológicas.
c. Un grupo estable de clientes y competidores, con muy pocos competidores nuevos.
d. Condiciones sociales, económicas y políticas estables.
e. Las políticas del gobierno en relación con los impuestos y regulaciones son más o menos estables.
Los cambios en un medio ambiente estable son muy pocos. Cuando hay cambios, tienen muy poca influencia sobre las actividades de la organización.
El medio ambiente externo cambiante
El medio ambiente cambiante se caracteriza por:
a. Los productos y servicios cambian moderada o continuamente.
b. Innovaciones tecnológicas importantes que hacen obsoleta la tecnología utilizada.
c. Una serie de acciones en constante cambio, realizadas por clientes y competidores.d. Las acciones del gobierno son impredecibles y cambiantes; reflejan la interacción política entre el público y los diversos grupos de protección al consumidor, control de polución, etc.
e. Cambios rápidos en los valores de un gran número depersonas.

La tecnología organizacional

Definición
Se puede definir la tecnología organizacional como el conjunto de conocimientos, métodos y procesos que se utilizan para transformar las entradas a la organización en salidas (bienes, servicios) que envía de nuevo
al medio ambiente externo.
Una gran mayoría de personas tiene la idea de asociar tecnología con ecanización y automatización. Aunque esta idea puede ser válida, es bueno recordar que algunas organizaciones no utilizan maquinaria y, sin embargo, sí utilizan una tecnología. Por ejemplo, un centro recreacional, una oficina de asesores tributarios, una prisión, un centro de orientación sicológica, etc.

Clasificación de la tecnología
Ya que la tecnología influye en las organizaciones y, por consiguiente, en la administración de las organizaciones, es útil clasificar la tecnología organizacional. Infortunadamente, no hay una sola clasificación, sino que hay tantas clasificaciones como investigadores que hayan tratado el tema.

Clasificación según Joan Woodward
Joan Woodward, una brillante investigadora inglesa, fue la primera que destacó la importancia que tiene la tecnología en las organizaciones. En 1958 publicó los resultados de su investigación en cien fábricas de Inglaterra. En su investigación original, Woodward quería observar si se aplicaban los principios de administración, desarrollados por Fayol, Gulick, Urwick, en las fábricas inglesas. Lo que encontró fue que los principios de administración no se aplicaban y que la tecnología era una variable importante que influenciaba las organizaciones.
Woodward clasificó la tecnología organizacional en tres categorías que  ayudan a entenderla. Aunque su clasificación original está basada en fábricas, se puede utilizar también para organizaciones de servicios.
Dicha clasificación de la tecnología organizacional es la siguiente:

Producción por unidades o por pequeños lotes
En esta categoría, las organizaciones producen un artículo a la vez o lo fabrican por pequeños lotes y el nivel de mecanización o de automatización es menor que en las otras dos categorías.

Producción en masa o por grandes lotes
En esta categoría, las organizaciones producen artículos idénticos o similares en grandes volúmenes. En ella, se utilizan diversos grados de mecanización. Ejemplos de organizaciones que utilizan este tipo de tecnología son: empresas fabricantes de automóviles, de televisores, de neveras, de lavadoras, etc.

Procesos continuos
En las organizaciones que utilizan esta clase de tecnología, el flujo de trabajo se da en forma continua y las operaciones son automatizadas, en su gran mayoría; ejemplos: empresas fabricantes de productos químicos,  refinerías, embotelladoras de gaseosas, etc.

Clasificación según el grupo de Aston
El grupo de Aston conceptuó la tecnología en función de la integración del  flujo de trabajo, es decir, la secuencia de actividades físicas utilizadas para  procesar el trabajo.
a. Tecnología de operaciones: la definieron como “Dotar de equipo y determinar la secuencia de actividades en el flujo de trabajo”.
b. Tecnología de materiales: apunta a las características de los materiales utilizados en el flujo de trabajo, tales como la uniformidad y estabilidad de las “Materias primas”.
c. Tecnología del conocimiento: se refiere a las características del conocimiento utilizado en el flujo de trabajo, la tecnología y complejidad tecnológica.

Clasificación según James Thompson
James Thompson, sociólogo norteamericano, clasificó la tecnología según el grado de interdependencia de las tareas. En algunos casos, los trabajadores y/o las unidades de trabajo pueden actuar  independientemente. En otros casos, los trabajadores y las unidades de trabajo deben actuar como un equipo.

Tecnología altamente entrelazada
Esta clase de tecnología se caracteriza por un alto grado de interdependencia en el flujo de trabajo, ya que sus operaciones están entrelazadas en forma secuencial, es decir, una operación no puedecomenzar hasta que la anterior no haya terminado. En este tipo de tecnología se trata de estandarizar las entradas a la organización y las salidas de ésta.
Esta clase de tecnología también tiene sus problemas: la organización que la utiliza debe asegurarse de que haya un flujo constante de materias primas y ventas del producto.  En las líneas de ensamble, los empleados deberán también subordinar sus deseos de autonomía y de creatividad a la lógica de la línea de ensamble.

Tecnología mediadora
Las organizaciones que utilizan la tecnología mediadora sirven de enlace con clientes o usuarios que desean ser interdependientes pero que al mismo tiempo desean ser independientes. Organizaciones que usan esta
tecnología son, por ejemplo, bancos, compañías de seguros, agencias de empleo, etc. Los supermercados, por ejemplo, sirven de enlace entre los productores, los fabricantes y los clientes; los bancos sirven de  enlace entre depositantes y prestatarios de dinero por medio de una serie de  transacciones.

Tecnología intensiva
Esta clase de tecnología se caracteriza por reunir un grupo de especialistas, quienes van a utilizar una variedad de técnicas para poder resolver problemas.
La secuencia de las operaciones, y aún la inclusión de una operación,depende de la naturaleza del problema que se trata de solucionar.
El éxito depende de la disponibilidad de todas las técnicas potencialmente necesarias y de la apropiada combinación de éstas.
Ejemplo de organizaciones que utilizan esta clase de tecnología son: hospitales, centros de salud mental, empresas dedicadas a la construcción, organizaciones de investigación y desarrollo, facultades de estudios de postgrado.
Por ejemplo, cuando un paciente llega a un hospital, se le practican exámenes de laboratorio y radiografías para saber qué tiene y cuál será el orden y secuencia de operaciones y qué técnicas se van a emplear.En la industria de la construcción, la naturaleza de las técnicas que se van a utilizar y el orden de las operaciones dependen de lo que se vaya a construir (por ejemplo, si es un edificio de muchos pisos, una casa o una serie de casas) y de su ubicación (por ejemplo, el terreno en el que se va a construir, el clima, luz y sombra, etc.).

La tecnología organizacional y el cambio
Las organizaciones modernas, desde su comienzo, están sujetas a presiones, tanto internas como externas, que las obligan a cambiar para poder sobrevivir.
Una de las características de las organizaciones de hoy es saber tratar con el cambio. ¿Deben las organizaciones seguir haciendo lo de siempre, aunque se arriesguen a la obsolescencia y se afronten pérdidas de mercados, o deben adoptar nuevas tecnologías?
Antiguamente la tecnología se basaba en la experiencia y su desarrollo era gradual y progresivo. Hoy en día, se basa en el conocimiento y su desarrolloobedece a un progreso mucho más rápido. El problema de las organizaciones de hoy es la obsolescencia tecnológica. El producto que envían al mercado es bueno, de buena calidad y presentación, el precio es adecuado pero el producto es obsoleto tecnológicamente ¿Por qué? Porque ha salido al mercado un producto con una tecnología más avanzada,que ocupa menos espacio, de un material que no se corroe tanto, de un diseño que hace más fácil la reparación y que cuesta la mitad.
Se encuentra en el mercado productos que hace unos años ni soñábamos con ellos. Microcomputadores, juegos electrónicos, televisión por cable, tarjetas de crédito, sistemas de energía solar, etc. También se está
comenzando a usar robots, rayos láser, transbordadores espaciales. Y cada día se investiga y se encuentran nuevos productos que parecían de ciencia ficción pero que se convierten en realidad.
Las organizaciones productoras de servicios también están utilizando la tecnología informática: bancos, compañías de seguros, corporaciones de ahorro, compañías de aviación, universidades, entre otras, están
sistematizando la información que necesitan. Bancos y corporaciones de ahorro están utilizando ya  computadores para todas sus operaciones.

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